Dataskyddsbeskrivning

Juristklubben Codex r.f:s dataskyddsbeskrivning

Detta är en dataskyddsbeskrivning (hädanefter ”beskrivning”) utfärdad 24.5.2018 i enlighet med Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (2016/679 hädanefter ”EU:s dataskyddsförordning”).

  1. Personuppgiftsansvarig

Juristklubben Codex r.f. (hädanefter även ”föreningen”) är i enlighet med artikel 26 i EU:s dataskyddsförordning gemensamt personuppgiftsansvarig med Finlands Juristförbund ry (hädanefter även ”Juristförbundet”).

Juristklubben Codex r.f.

FO-nummer: 0222657-2

Adress: Albertsgatan 29 B, 00180 Helsingfors

Finlands Juristförbund ry

FO-nummer: 0202188-4

Adress: Nylandsgatan 4-6 B, 00120 Helsingfors

  1. Kontaktperson

Sekreterare Sofia Söderholm

E-postadress: sekr@codex.fi

  1. Syftet med och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Den på föreningslagen (503/1989) baserade rättsliga grunden för behandling är den i 11 § stadgade föreningens styrelses skyldighet att föra en förteckning över föreningens medlemmar.

Den på EU:s dataskyddsförordning baserade rättsliga grunden för behandling är personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Föreningen samlar enbart in uppgifter som är av betydelse för idkandet av föreningens verksamhet och för hantering av medlemskapsrelaterade frågor.

Vad gäller föreningens ordinarie medlemmar utgörs det huvudsakliga syftet med behandlingen av personuppgifter av delgivning av information angående exempelvis föreningens verksamhet, intressebevakning och information riktad till juridikstuderande i allmänhet.

Föreningens alumners personuppgifter behandlas enbart i anslutning till delgivning av information om föreningens verksamhet och evenemang riktade till alumner.

Övriga personuppgifter, som är nödvändiga för förverkligandet av föreningens verksamhet  (till exempel föreningens preparandkurs) eller ett specifikt evenemang, kan samlas in i anslutning till anmälningar.

  1. Insamling och förvaring av personuppgifter

Personuppgifter samlas in på olika sätt. Huvudsakligen erhålls personuppgifter genom en medlemsblankett som varje ordinarie medlem själv fyller i, genom anmälningar till föreningens evenemang samt genom att personuppgifter självmant utlämnas till föreningen.

Personuppgifter samlas in och behandlas enligt följande gruppering:

  • Föreningens ordinarie medlemmar: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personsignum och året då studierna påbörjats
  • Föreningens alumner: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, föreningsmeriter samt huruvida personen är föreningens ständiga medlem
  • Övriga uppgifter som erhålls till exempel genom anmälning till föreningens evenemang och övrig verksamhet (till exempel föreningens preparandkurs)

Personuppgifterna förvaras enbart så länge det är nödvändigt för förverkligandet av föreningens verksamhet på ovan i punkt 3 nämnt sätt och i enlighet med lagen. Ordinarie medlemmars personuppgifter förvaras så länge det ordinarie medlemskapet varar, varefter uppgifterna sparas som alumnuppgifter, ifall den vars personuppgifter frågan gäller samtycker till detta.

Personuppgifter raderas när de inte längre är nödvändiga på ovan nämnt sätt eller när den vars personuppgifter det är frågan om kräver radering, i enlighet med vad som nämns i punkt 8.

  1. Utlämnande av personuppgifter till tredje part

Föreningen utlämnar personuppgifter till tredje part enligt följande:

  • Föreningen utlämnar ordinarie medlemmars personuppgifter till Juristförbundet, som är gemensamt personuppgiftsansvarig med föreningen (punkt 1).
  • Föreningen utlämnar personuppgifter till tredje part när föreningens samarbetspartners på uppdrag av föreningen behandlar personuppgifter på föreningens vägnar och i enlighet med föreningens instruktioner. Föreningen kommer under alla omständigheter att se till att personuppgifterna behandlas omsorgsfullt.
  • Föreningen utlämnar personuppgifter när föreningen anser utlämningen nödvändig för förverkligandet av föreningens rättigheter, för skydd av den vars personuppgifter det är frågan om eller någon annan, för undersökning av missbruk eller för avgivande av svar på begäran av myndighet.
  • Föreningen utlämnar personuppgifter till arrangörer av evenemang i anslutning till anmälan till evenemang för att arrangören ska kunna hantera anmälningsinformationen.
  • Föreningen kan i övrigt utlämna personuppgifter till tredje part i de fall som stadgas i lag samt när den vars personuppgifter berörs gett sitt samtycke till utlämnandet.
  1. Utlämnande av personuppgifter och förflyttande av personuppgifter till områden utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Föreningen utlämnar eller förflyttar inte personuppgifter till områden utanför EU eller EES.

  1. Skydd av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifterna sker omsorgsfullt. Uppgifterna förvaras på ändamålsenligt sätt i föreningens klubblokal eller i elektroniskt format som skyddas från utomstående med användarrättigheter som enbart föreningens styrelse har tillgång till.

Vid fall av eventuell personuppgiftsincident underrättas enligt lag den vars personuppgifter berörs om incidenten som inträffat utan onödigt dröjsmål.

  1. Rätt att granska personuppgifter och rätt att kräva korrigering, uppdatering och radering av personuppgifter

Den vars personuppgifter föreningen samlat in har rätt att granska sina uppgifter samt kräva korrigering, uppdatering eller radering av dessa uppgifter. De uppgifter som enligt lag ska ingå i föreningens medlemsförteckning kommer dock inte att raderas.

Den som önskar ta del av, korrigera, uppdatera eller radera uppgift som berör en själv ska skicka en skriftlig begäran om detta till föreningen per e-post (sekr@codex.fi). Föreningen kan vid behov be personen som framställer begäran att bestyrka sin identitet. Föreningen avger sitt svar till begäran inom den i lagen utsatta tiden.

Den vars personuppgifter föreningen erhållit har inom de i lag stadgade gränserna rätt att motsätta sig eller begränsa behandlingen av sina personuppgifter.

Efter att den person vars uppgifter föreningen samlat in avgett sitt samtycke för behandling av sina personuppgifter kan personen när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen, varefter föreningen inte behandlar avsedda personuppgifter, bortsett från när laglig grund för behandling föreligger.

Ifall personen upplever att hans eller hennes personuppgifter inte behandlas ändamålsenligt, har personen rätt att vända sig till dataombudsmannen i frågan. Dataombudsmannens kontaktuppgifter finns på dataombudsmannens webbplats (http://www.tietosuoja.fi/sv/).

  1. Ändring av beskrivningen

Föreningen förbehåller sig rätten att utföra ändringar till denna beskrivning. Om utfärdade ändringar meddelas på föreningens webbplats (www.codex.fi), där även senaste versionen av beskrivningen delges.

© Juristklubben Codex rf